Řízená dokumentace – základní pilíř systému řízení kvality aneb Jak se z toho nezbláznit

Rostoucí objem administrativy je jedním z nešvarů současného zdravotnictví. Dokumenty chrlí všechny možné instituce, požadavky legislativy narůstají a zdravotničtí pracovníci mají čím dál méně času na poskytování kvalitní a bezpečné péče o pacienta.

Řízená dokumentace je pojem důvěrně známý všem, kteří mají za sebou certifikaci či akreditaci systému managementu kvality či se na ni připravují. Může mít různou podobu, vždy se však jedná o soubor dokumentů, u kterých pravidelně dochází k přezkoumání jejich platnosti, aby byla zajištěna jejich aktuálnost a použitelnost v provozu. Zmíněný „provoz“ poskytuje důležitou zpětnou vazbu; při auditech kvality se zkoumá, zda skutečnost odpovídá nastaveným standardům, a zjištěné neshody mohou vyústit v diskuzi o změně daného standardu. Řízená dokumentace je proto důležitým nástrojem řízení změny.

Proces řízení dokumentů je procesem stoprocentně byrokratickým a směrnice o řízení dokumentů je proto nevyhnutelně nejnudnější směrnicí ze všech. Popisuje životní cyklus dokumentu od vzniku požadavku na vytvoření dokumentu až po jeho archivaci a likvidaci, stanovuje odpovědnosti v celém procesu, třídí dokumenty do úrovní a kategorií a stanovuje formální náležitosti, například způsob identifikace (číslování) dokumentů (obr. 1). Pro zachování zdravého rozumu při řízení dokumentů je však úloha této směrnice nepostradatelná.

Praktická stránka řízení dokumentů bývá o stupínek zábavnější. Systém řízené dokumentace může mít různou podobu, jedním extrémem je striktně papírová (nejméně zábavná) podoba, druhým je komplexní systém pro správu dokumentů s využitím výpočetní techniky. U většiny poskytovatelů zdravotních služeb je realita kdesi uprostřed.

 

Systém řízené dokumentace ve FN Plzeň

Ve Fakultní nemocnici Plzeň vznikla potřeba vytvořit systém řízené dokumentace v roce 2007, kdy se nemocnice připravovala na certifikaci podle normy ISO 9001. V tomto roce vznikla také první intranetová aplikace Řízená dokumentace, centralizované úložiště dokumentů v elektronické podobě. Byla vytvořena síť tzv. správců dokumentů, THP pracovníků na jednotlivých klinikách a odděleních, s odpovědností za vkládání dokumentů do systému, jejich správu a rozesílání zaměstnancům nemocnice dle rozdělovníku.

I když byla aplikace Řízená dokumentace na svou dobu výstřelkem poslední módy, nárůst množství dokumentů zapříčinil, že se stala nepřehlednou a uživatelé se v ní těžko orientovali. Od roku 2007 se mnohé změnilo, proces řízení dokumentů se celkově zjednodušil a v červnu 2016 byla spuštěna nová aplikace Řízená dokumentace 2.0, která přinesla zásadní časovou úsporu při práci s řízenými dokumenty (obr. 2). Nová aplikace je přehledná, jednoduchá a rychlá. Přehledná je díky snížení počtu kategorií dokumentů, modernímu vzhledu a tzv. drobečkové navigaci, která usnadňuje orientaci. Jednoduchost tkví v zadávání a správě dokumentů, nyní bez nutnosti použití externích programů – nahrání souboru, jeho distribuce i archivace neplatných verzí probíhá na jednom místě. Díky provedené optimalizaci je aplikace rychlejší i při zvýšených nárocích.

Žhavou novinkou je tzv. fulltextové vyhledávání, které výrazně zvyšuje šance na nalezení požadovaného dokumentu v případě neznalosti názvu či identifikačního čísla. Seznam formulářů či informovaných souhlasů lze seřadit podle abecedy, nejpoužívanější dokumenty označit za oblíbené a jedním kliknutím je možné provázat související dokumenty formou odkazů. Související evidence je nově vedena elektronicky přímo v aplikaci, kdykoli lze vyexportovat aktuální seznam dokumentů s daty revizí pro sledování termínů platnosti dokumentů.

Elektronicky vedené, a tím i jednoznačně dohledatelné, je i seznámení zaměstnanců s novými dokumenty. Správce dokumentů rozesílá informaci o novém dokumentu formou hlasovací zprávy přímo z aplikace Řízená dokumentace, při odesílání vybere z nastavených distribučních seznamů skupinu zaměstnanců, pro kterou je dokument určen. Hlasovací zpráva přijde ve formě e-mailu, kliknutím na odkaz zaměstnanec stvrzuje, že se s dokumentem seznámil a bude se jím řídit. „Zapomnětlivcům“ je možné zaslat upomínku.

Málokdo vítá změny s otevřenou náručí, bez ohledu na to, zda se jedná o změny k lepšímu. V září letošního roku jsme proto ve FN Plzeň uspořádali Setkání správců dokumentů a (ne)přátel řízené dokumentace, během kterého jsme diskutovali o praktických otázkách fungování nové aplikace a předvedli pár tipů pro efektivní práci. Navázali jsme nové kontakty a získali jsme velice cennou zpětnou vazbu. Účast byla hojná a obzvláště nás potěšil zájem vrchních sester.

V září loňského roku se ve FN Plzeň konalo Setkání správců dokumentů a (ne) přátel řízené dokumentace, na kterém se diskutovalo o praktických otázkách fungování nové aplikace
fota: autoři

Pro správné fungování jakéhokoli systému je klíčové, aby byl pochopen jeho účel. Vybudovat spolehlivý systém řízení dokumentů proto není možné bez jeho přijetí ze strany jeho uživatelů. Řízená dokumentace je základním pilířem systému řízení kvality pouze za předpokladu, že je řízena smysluplně. Ve FN Plzeň jsme se proto rozhodli zaměřit na to, abychom přesvědčili naše spolupracovníky, že řízená dokumentace není nepřítel a může naopak dobře posloužit při každodenní práci. Souhlasíte s námi?

 

Ing. Dominika Žornová, Mgr. Nina Müllerová, Ing. Radek Lucák, FN Plzeň

 

• tisk
• předplatit si